Kurumsal
İletişim
Çözümler
1994 yılından itibaren Turizm Sektörüne yönelik yazılım çözümleri sağlayan MOD Hotel Software, Turizm sektörünün lider konumundaki otellerle çalışmaktadır. Uzun yıllar birlikte çalışan uzman ekibi ve kalifiye üst düzey kadrosu ile son kullanıcıya sunulan ürünlerden maksimum seviyede performans alınması için ekibimiz 7/24 kesintisiz hizmet vermektedir. Önbüro, Kanal Yönetimi, CRM, Muhasebe, Stok, Cost, POS, PBX, PDKS, Kapı Kilit, Interaktif TV, Termal Kamera, Hotspot, Pasaport okuyucu, KBS Anlık Kimlik Bildirim gibi daha bir çok farklı ürüne tam entegrasyonlar mevcuttur. Ayrıca Efatura, Earşiv Fatura, Eirsaliye, EMM, Edefter, Emutabakat, EBanka gibi tüm edönüşüm uygulama çözümleri de sunmuş olduğumuz hizmetler arasında yer almaktadır.
MOD Windows versiyon, Yazılım teknolojisi açısından en son yeniliklerle donatılmıştır. Tüm raporlar Crystal Report teknolojisi ile hazırlandığından Excel-Word, Outlook, Csv, html, PDF gibi bir çok formatı desteklemektedir. Bu sayede kullanıcıların kendi raporlarını üretme imkânları mevcuttur. Sistemden alınacak olan raporlar, işletmeye ileriye dönük kararlarda yardımcı olup yön göstermektedir.
Veritabanı güvenliği, bilgilere virüs bulaşmaması, otomatik backup-yedekleme sistemi ile bilgi kaybı söz konusu olmamaktadır. Kullanıcı hatası sıfıra düşürülmüş olup, modüller arasındaki entegrasyon, iş yükünü en aza indirecek şekilde tasarlanmıştır. Detaylı Yetkilendirme sistemi ile her kullanıcıya ayrı ayrı menü ve program tanımları yaparak, sadece ilgili kişilerin gerekli programları kullanması sağlanmıştır. Ayrıca program kullanım kolaylığı, kısayol tuşları, kolay öğrenilebilir olması ve geniş raporlama özellikleriyle esnek bir yapıya sahiptir. LOG sistemi detaylıdır. Kullanıcıların yaptıkları tüm işlemler, geriye dönük olarak tüm ayrıntıları ile izlenebilir. Yapılan tüm giriş, değişiklik, silme gibi işlemler LOG’a kaydedilir ve kolaylıkla gözlemlenir.
Türkiye genelinde yaygın kullanımı sayesinde programı tanıyan personel sayısı fazla olduğundan, yeni personel alımlarında programa adaptasyon en kısa sürede sağlanmaktadır.
Her zaman için ekibimize katılmak isteyen yetenekli insanlar arıyoruz.
Doğru adreste olduğunuzu düşünüyorsanız CV’nizi
ModHotel Software - AKTİF BİLGİ İŞLEM SAN.TİC.LTD.ŞTİ. olarak, müşterilerimizin özel hayatlarının gizliliğine saygı duyuyor ve önem veriyoruz. Bu nedenle müşterilerimizin kişisel verilerinin kullanılmasında, müşterilerimizin temel hak ve özgürlüklerini korumak amacıyla yürürlükte olan 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu hakkında bilgi vermek istiyoruz.
Müşterilerimiz kişisel verilerini genel merkezimiz, temsilcilikler, web sitesi ve çağrı merkezi gibi kanallardan; sözlü, yazılı ya da elektronik ortam üzerinden bize iletebiliyorlar.
Kanun kapsamındaki haklarınızdan yararlanmak için başvurularınızı yazılı olarak aşağıda belirtilen merkez adresimize iletebilir, detaylı bilgi almak için TBMM’ye ait resmi internet sitesinden kanunu inceleyebilirsiniz. Ayrıca Kişisel Verileri Koruma Kurumu’nun internet sayfasını ziyaret edebilirsiniz.
MODHOTEL SOFTWARE uygulamaları kapsamında vermiş olduğunuz bilgilerin gizliliğini korumak amacıyla aşağıda belirtilen temel kuralları benimsemektedir.
Saygılarımızla, AKTİF BİLGİ İŞLEM SAN.TİC.LTD.ŞTİ. Adresi : Çağlayan Mah. 2039/1 Sk. Bal Plaza K:4 D:9 Muratpaşa / ANTALYA Telefon : +90(850) 888 0 MOD (663) Web : www.modhotel.com Mail : aktif@ modhotel.com
Yeni yıla geçiş ile birlikte MOD programında yapılması gereken işlemleri buradan bilgisayarınıza
indirebilirsiniz.
Bordro Yasal Parametreleri buradan bilgisayarınıza indirebilirsiniz.
6 Temmuz 2023 tarihinde yayımlanan karara göre, mal ve hizmetlere uygulanan Katma Değer Vergileri'nde artışa gidildi. Uygulama 10 Temmuz 2023 tarihinde başlayacaktır.
https://www.resmigazete.gov.tr/eskiler/2023/07/20230707-11.pdf
Oda Gelirleri , Yiyecek ve Alkolsüz'de uygulanan %8 Kdv --> %10 'a ,
Alkollü ve Muhtelif Gelirlerde uygulanan %18 Kdv --> %20 'ye çıkarılmıştır.
Önbüro, Muhasebe, Stok, Pos modüllerinde Kdv ile ilgili Kullanıcıların herhangi bir değişiklik yapmasına gerek kalmadan 10 Temmuz 2023 tarihinde yeni parametreler otomatik olarak aktif hale getirilmiş olacaktır.
Temel senaryoda düzenlenen e-faturaların iptal edilebileceği Fatura İptal Portalı kullanıma açılmıştır. 05.03.2019 Daha önceden Temel e-Faturalar karşı tarafın işletmenize İade faturası kesmesi ya da Noter veya KEP gibi harici kanallardan itiraz edilmesi durumunda İptal işlemi gerçekleşiyordu. 05.03.2019 tarihli GIB duyurusunda istinaden faturayı kestiğiniz karşı tarafında Onay vermesi durumunda GIB Fatura İptal portalinden başka ekstra bir işleme gerek kalmadan Temel e-Faturalar İptal edilmiş olacaktır. İptal işlemlerinin yapılabilmesi için aşağıdaki adres kullanılacak olup, bu işlem yapılırken Mali mühür bilgisayarınıza takılı olmalıdır. İptal işlemlerinin yapılabilmesi için aşağıdaki adres kullanılacak olup, bu işlem yapılırken Mali mühür bilgisayarınıza takılı olmalıdır. https://portal.efatura.gov.tr/FaturaIptal/
Ocak / 2019 itibariyle Kdv Beyannamesi ile ilgili duyuruyu indirebilirsiniz.
2020’de hangi mükellefler e-Fatura uygulamasına geçmek zorundadır?
2020’de hangi mükellefler e-Defter uygulamasına geçmek zorundadır?
2020’de hangi mükellefler e-Arşiv Fatura uygulamasına geçmek zorundadır?
2020’de hangi mükellefler e-İrsaliye uygulamasına geçmek zorundadır?
2020’de e-Serbest Meslek Makbuzu ve e-Müstahsil
| Dönem | Aylık Yükleme Tercihinde Bulunulması Halinde |
|---|---|
| Ocak | Nisan ayı sonu |
| Şubat | Mayıs ayı sonu |
| Mart | Haziran ayı sonu |
| Nisan | Temmuz ayı sonu |
| Mayıs | Ağustos ayı sonu |
| Haziran | Eylül ayı sonu |
| Temmuz | Ekim ayı sonu |
| Ağustos | Kasım ayı sonu |
| Eylül | Aralık ayı sonu |
| Ekim | Ocak ayı sonu |
| Kasım | Şubat ayı sonu |
| Aralık | Gelir veya kurumlar vergisi beyannamelerinin verileceği ayın sonuna kadar. |
| Geçici Vergi Dönemleri Bazında Yükleme Tercihinde Bulunulması Halinde | |
|---|---|
| Ocak-Şubat-Mart | Mayıs ayı sonu |
| Nisan-Mayıs-Haziran | Ağustos ayı sonu |
| Temmuz-Ağustos-Eylül | Kasım ayı sonu |
| Ekim-Kasım-Aralık | Gelir veya kurumlar vergisi beyannamelerinin verileceği ayın sonuna kadar. |
** Berat yüklemesinin son günü hafta tatiline veya genel tatile denk gelmesi durumunda süre ; takip eden ilk iş gününe uzayacaktır.
Muhtasar & SGK Prim Hizmet Beyannamesinin birlikte gönderilme işlemi Resmi Gazete de bugün yapılan duyuruya istinaden 01.07.2019 tarihine ertelenmiştir.
http://www.resmigazete.gov.tr/eskiler/2018/10/20181027-9.htm
Bilgisayar bağlantılı POS sistem kullanan işletmeler 01.10.2018 tarihine kadar POS sistemlerini Yeni Nesil Ödeme Kaydedici cihazlara entegre çalışacak şekilde ayarlamak zorundalar.
https://ynokc.gib.gov.tr
http://www.gib.gov.tr/node/87800
http://www.gib.gov.tr/node/89137
30.09.2017 Tarihinde Resmi Gazetede yayımlanan 483 Sıra No’lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği’nin 4 üncü maddesine göre, eski nesil yazar kasalardan alınan günlük Z Raporlarına ait mali bilgilerin gönderilme uygulaması 01.10.2018 tarihinden itibaren başlayacaktır.
483 Sıra No’lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile uygulama başlangıç süresi 01/07/2018 olarak belirlenmiş, daha sonra 498 Sıra No’lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile süre 01/10/2018 tarihine uzatılmıştır.
https://ynokc.gib.gov.tr/UploadedFiles/Files/498_SIRA_NOLU_VERGI_USUL_KANUNU_GENEL_TEBLIGI.pdf
https://ynokc.gib.gov.tr/UploadedFiles/Files/Faturali_Satis_Duyuru.pdf
https://ynokc.gib.gov.tr/UploadedFiles/Files/Tercih_bildiriminde_kimler_bulunmak_zorundadir_2.pdf
https://portal.efatura.gov.tr/OkcBasvuru/
Gümrük ve Ticaret Bakanlığı, 6563 sayılı Kanun kapsamında “Elektronik Ticaret Bilgi Sistemi ve Bildirim Yükümlülükleri”. Bu tebliğ kapsamında online rezervasyon yapan otellerin de 31 Aralık 2017 tarihine kadar ETBİS'e kayıt olması gerekiyor. ETBIS'e kayıt için önce PTT'den KEP adresi alınması gerekmektedir.
ETBIS Tebliğ ve Açıklamalar
Kademeli BES'e (Bireysel Emeklilik Sistemine) ;
a) 50 ve üzeri,100 den az olanlar 1.1.2018 tarihinde
b) 10 ve üzeri, 50 den az olanlar 1.7.2018 tarihinde
c) 5 ve üzeri, 10 dan az olanlar 1.1.2019 tarihinde geçişleri zorunludur.
Konaklama tesislerinde kalan misafir Kimlik Bilgilerinin anlık olarak Jandarma sistemine gönderilmesi ile ilgili tam entegrasyon sağlandı. Kimlik Bilgileri kullanıcı insiyatifine bırakılmadan Check/in - Check/out oldukça KBS Jandarma sistemine otomatik olarak aktarılabilmektedir. Jandarma bölgesine bağlı tesislerin en geç 01.01.2019 tarihine kadar yeni sisteme entegre olma zorunluluğu bulunmaktadır.
Jandarma Tesis Basvuru Formu
Konaklama tesislerinde kalan misafir Kimlik Bilgilerinin anlık olarak Polis sistemine gönderilmesi ile ilgili Türkiye'de bir ilk gerçekleştirilerek tam entegrasyon sağlandı. Yapılan entegrasyon Mod Software dışında farklı otelcilik yazılımlarında da entegre çalışacak şekilde düzenlendi. Kimlik Bilgileri kullanıcı insiyatifine bırakılmadan Check/in - Check/out oldukça KBS Polis sistemine otomatik olarak gönderilebilmektedir.
Resmi Gazete - Kanun Hükmünde Kararname
ModHotel Software hakkında duyuru, Yasal Değişiklikler, Güncellemeler ile ilgili doğru departman/kişilere hızlı ve zamanında bilgi gönderimi için aşağıdaki formun doldurulmasını rica ederiz. (Sadece sözleşmeli Mod kullanıcıları içindir)
Mod program ile ilgili öneri/istek/şikayetleriniz için;
AKBANK TL
TR05 0004 6008 9288 8000 0433 32
IŞIKLAR ŞUBESİ
AKBANK EURO
SWIFT : AKBKTRIS
TR47 0004 6008 9203 6000 0439 96
IŞIKLAR ŞUBESİ
AKBANK USD
SWIFT : AKBKTRIS
TR97 0004 6008 9200 1000 0439 95
IŞIKLAR ŞUBESİ
GARANTİ TL
TR21 0006 2000 5350 0006 2015 94
LARA ŞUBESİ
ZİRAAT TL
TR03 0001 0026 2092 0104 6250 01
BÜLENT ECEVİT BULV. ŞUBESİ
kbs.egm.gov.tr’ye giriş yapmanıza gerek kalmadan misafir kayıtlarının otomatik KBS sistemine gönderilmesi Kbs_Connect ile artık çok kolay !
e-Devlet (turkiye.gov.tr) girmeye gerek kalmadan MOD programında yapılan Check/in – Check/out kayıtlarının otomatik olarak KBS Jandarma sistemine kolaylıkla gönderebilirsiniz !
7 Nisan 2016 tarihinde yayımlanarak yürürlüğe giren ‘6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’, kişisel verilerin işlenmesinde başta özel hayatın gizliliği olmak üzere kişilerin temel hak ve özgürlüklerini korumak ve kişisel verileri işleyen gerçek ve tüzel kişilerin yükümlülükleri ile uyacakları kuralları düzenleme amacını taşımaktadır.
KVKK kapsamında firmamız, Denetim, Veri Aktarımı, İşleme amaçları bazında yetkilendirme ve kayıt altına alma, Kişisel veri işleme amaçlarının belirlenmesi, Kişisel verilerin gücel envanterinin çıkarılması gibi süreçlerde Çözüm ortakları ile birlikte danışmanlık hizmetleri vermekte olup tüm yazılım modüllerini buna uygun hale getirmektedir.
mod Cloud Backup Service ile Verileriniz Güvende...
Kullanmakta olduğunuz MODHOTEL Software 'e ait tüm veriler güvenilir MOD Sunucusu merkezlerinde saklanmaktadır.
Modhotel Software ile ilgili tüm Data'nın günlük olarak VPS Bulut sisteminde yedeklenmesi ve ihtiyaç olmaıs durumunda geri yüklenmesi ile ilgili hizmeti içeren teklif aşağıda bilgilerinize sunulmuştur.
Münferit ve Grup rezervasyon işlemlerini bu bölümden yapabilirsiniz. Rezervasyon işlemlerinde Müşteri Ad-Soyad girişi yapıldıktan sonra Repeat olup olmadığı, müşterinin önceki kalış bilgileri, özel istek ve şikayetleri ile black list seçenekleri tek ekranda görülebilir. Girmiş olduğunuz rezervasyonlara, giriş günkü kur seçeneği dışında istenilen tarihin kurunu da uygulayabilirsiniz. PM Folio uygulaması ile grubun hesabını tek folioda toplayabilir, bu sayede grup foliosu çıkarabilirsiniz. Check-in mesaj, Check-out mesaj, H/K mesaj ve Post-it uygulaması ile hiçbir ayrıntı kullanıcının gözünden kaçmayacaktır.
Rezervasyon girilirken Kontenjan takibi yapabilir, Overbook, Stop Sales uyarısı alabilir veya rezervasyonu Confirm yada Waiting olarak girebilirsiniz. Rezervasyon ve Check-in Oda Tipi sayesinde rezervasyon esnasındaki oda tipi ile müşteriye verilen oda tipi ayrımları takip edilebilir. Girilen anlaşmalara göre fiyat indirimleri (E/B, Aksiyon, Broşür, KickBack vs) otomatik atmakta olup, kullanıcı isterse yetki dahilinde indirimlere müdahale edebilir, fiyatı sabitleyebilir ya da giriş-çıkış tarihleri arasında istediği gün için istediği fiyatı uygulayabilir.
Rezervasyon esnasında oda numarasını belirleyebilirsiniz. Super blokaj özelliği ile ilgili odanın başka bir müşteriye satılması yetki dahilinde diğer kullanıcılar için engellenir. Rezervasyon ile ilgili Voucher, Pasaport fotokopisi, Form, Yazışma-mail vs bilgiler dosya şeklinde “Documents” bölümünde saklanabilir. Girilen rezervasyon formu müşteriye mail olarak gönderilebilir.
Acenta ve şirketlerin iletişim ve fatura bilgilerini tanımlayabilir, gruplama özelliği sayesinde pazar paylarına göre firmaları kategorilere ayırabilirsiniz. Company Master seçeneği ile farklı veya aynı türden firmaları forecast ve istatistik raporlarında tek bir şirket gibi görebilirsiniz.
Sadece güvenilir firmaları belirleyip onların dışındaki rezervasyonlara Self Ödeme dışında rezervasyon girilmemesini sağlayabilirsiniz. ”Defaults” bölümünde tanımlayacağınız bazı hızlı seçenek özellikleri ile saniyeler içinde rezervasyon işlemlerini tamamlayabilirsiniz.
Agenda özelliği ile firmalarla yaptığınız veya yapacağınız görüşmelerin notlarını yazılı veya sesli şekilde kaydedebilirsiniz. ”Documents” bölümü sayesinde firma ile ilgili anlaşma-yazışma ve her türlü dökümanı saklayabilirsiniz.
Şehir-Butik-Resort-Tatil köyü her türlü konsepte uyacak şekilde çok detaylı anlaşma girişleri yapabilirsiniz. Şehir otelleri için her firmaya tek tek anlaşma girmek yerine, 3-4 çeşit tanımlayacağınız anlaşma kodunu sınırsız Acenta-Şirkete bağlayabilirsiniz.
Genelde Tatil köyü ve Resort oteller için kullanılan Aksiyon, E/B Kickback, Broşür, Gün indirimleri gibi detaylı girişleri de bu bölümden yapabilirsiniz. Tanımlanan fiyatları Giriş ve Konaklama bazlı uygulayabilir, İndirim sıralarını belirleyebilir, hangi indirimin hangisi ile kümüle uygulanacağını burada seçebilirsiniz. ”Price Calculator” özelliği ile hızlı ve pratik bir şekilde anlaşmaları girebilirsiniz.
Garanti, Forecast ve Kontenjan girişlerinizi Acenta veya Master şeklinde tarihler arası oda tiplerine göre tanımlayabilirsiniz. Toplu oda sayısı girilebileceğiz gibi Single, Double, Triple gibi yatak tiplerine göre de girişlerinizi yapabilirsiniz.
Stop Sales: Bu uygulama ile Tek bir Acenta, Oda tipi, Kur veya Market koduna göre Satışları durdurabilirsiniz. Rezervasyon girişinde ilgili tarihler seçildiğinde otomatik uyarı verir.
Breakdown: Tarihler arası Acenta, Pansiyon tipi ve farklı kur tiplerine göre Kişi başı veya Oda başı Yüzde ya da Fiyat olarak pansiyon ayrımını tanımlayabilirsiniz. Buna bağlı Rate Control, Trial Balance ve Manager Report gibi raporlarda ayrımları görebilirsiniz.
Tüm Check-in işlemleri ile Extra folio tanımlarını bu bölümden yapabilirsiniz. Hızlı Blokaj özelliği sayesinde önemli ölçüde zaman tasarrufu sağlanır. Rezervasyonlu Check-in’lerde resepsiyon görevlisini uyarıcı mesajlar otomatik olarak ekrana gelir. Check-in esnasında konaklama süresince hangi gün hangi fiyatın basılacağını önceden belirleyebilirsiniz.
Yabancı müşterilerde, pasaport okuyucu entegrasyonu ile 1-2 saniye gibi kısa bir sürede tüm pasaport bilgilerini MOD programına aktarabilirsiniz. Discounts butonu ile istediğiniz odaya istediğiniz departmanlar için istediğiniz oranda indirim uygulayabilirsiniz. Anlaşmaya göre fiyat otomatik olarak atar.
Kullanıcı yetki dahilinde fiyata veya E/B, KickBack, Broşür gibi indirimlere müdahale edebilir. LOG özelliği ile seçili oda için rezervasyondan o ana kadar Kullanıcıların yaptığı tüm giriş/düzeltme/silme gibi değişiklikleri takip edebilirsiniz. Grup Check-in özelliği ile blokaj atılmış odaların giriş işlemlerini saniyeler içinde tamamlayabilirsiniz. Müşteriler, Resepsiyona yakın bölüme konulacak Kiosk veya kendilerine verilecek Tablet ile yoğun zamanlarda Self check-in işlemleri yapılabilir.
Tek oda ya da Grup Check/Out işlemlerinin yapıldığı bölümdür. Check-in kartına girilen Check-Out mesaj ve Post-it notları, Check-Out işlemi sırasında otomatik olarak ekrana gelir. Böylece önemli notların kullanıcının gözünden kaçma ihtimali ortadan kaldırılmış olur.
Check-Out işleminde C/L (kredi) ödemeli müşterilerin hesapları otomatik olarak kapatılır, Extra bakiyesi olan müşteriler için kullanıcıya hangi işlem ile (Nakit, Kredi Kartı vs) folio’yu kapatacağı sistem tarafından sorulur. Check-out işleminin tamamlanması ile Fatura ve Folio print edilir. Fatura ekranından çıkmadan Oda için ayrı, Extralar için ayrı fatura kesilebilir. Bir odada 4 farklı folio kaydı takibi yapılarak, bunlar ayrı ayrı fatura edilebilir.
Hesabı önceden sıfırlanmış müşteriler resepsiyonda bekleme yapmadan Self Check-out işlemini Kiosk veya Tablet üzerinden kendisi yapabilir.
Müşteri Kimlik bilgilerinin yer aldığı bölümdür. Kimlik Bilgileri Pasaport okuyucu entegrasyonu sayesinde programa otomatik aktarılır ve işletme için büyük ölçüde zaman ve para tasarrufu sağlanır. Ayrıca Müşteri fatura bilgileri ile ilgili müşteriye kesilen fatura detayları bu bölümde görülebilir.
Geçmiş Konaklama ve Folio bilgileri, kaç defa gelip kaç geceleme yaptığı, ne kadar oda, ekstra, toplam hasılat bıraktığı buradan takip edilebilir. Özel istek ve Şikayetleri ile doldurmuş olduğu Anket bilgilerini de buradan takip edebilirsiniz. Documents bölümünde Kimlik & Pasaport fotokopilerini yada müşteri ile ilgili yazışmaları saklayabilirsiniz.
Tekdüzen hesap planına uygun şekilde hesapları tanımlayabilirsiniz. 20 karaktere kadar desteklenen hesap numarası ile çok detaylı Grup şirketlerde de kullanılabilecek konsolidasyona uygun tanımlamalar yapılabilir.
Hesap planında tanımlanan Yansıtma ve Maliyet hesapları ile Otomatik mahsuplar kesilebilir. Ayrıca Bütçe, BA-BS, Çek-Senet-Demirbaş-Dekont parametrelerini buradan tanımlayabilirsiniz.
Mahsup-Tahsil-Tediye işlemlerini bu bölümden yapabilirsiniz. Fiş numarasını kendiniz verebileceğiniz gibi otomatik olarak da kullanabilirsiniz. Otomatik fiş no seçilmesi durumunda önceki günlere ait mahsup kaydı yaptığınızda ilgili gündeki son mahsup numarasını sistem otomatik olarak verdiği için Tarih/Fişno sıralaması karışmaz.
Parametre’deki ay kapama özelliği kullanılarak hesap dönemi kapatılmış fişlerde yanlışlıkla düzeltme yada silme işlemleri engellenmiş olur. E-defter kayıtlarının GIB’e gönderilme işleminden sonra ilgili aylar için hiçbir şekilde giriş/düzeltme/silme işlemleri yapılamaz.
Fiş işlemlerinde yapılan tüm hareketler LOG’lanır. Silinen bir fiş geri alınabilir. Fiş girişinde otomatik KDV ayrımı, BA-BS özelliği, Dövizli işlemler, Mod Hesap makinası seçenekleri mevcuttur. Fiş içerisindeyken yeni hesap/cari açılabilir, Muavin defter bakılabilir.
Hesap planında carili çalışması istenilen 120-Müşteriler, 320-Satıcılar için Cari kod tanımlama bölümüdür. Bu bölümde firmanın iletişim ve fatura bilgilerini, Dövizli çalışma seçeneğini ve vade gün tanımlarını yapabilirsiniz. Tanım yapılırken cari kod numarası sistem tarafından otomatik olarak verilir ve ilgili raporlarda alfabetik olarak raporlanabilir.
Mod programında Cari, ayrı bir modül değildir. Yani entegrasyona ihtiyaç duymadan aynı muhasebe modülü içinde tüm işlemler yapılabilir. Açılan Cari kod Stok, Personel programlarında otomatik olarak kullanılabilir.
Hasılat işlemleri bölümünden Önbüro’da oluşan gelirleri tek tuşla muhasebe’ye transfer edebilirsiniz. Gerekli kontrollerin ardından Hasılat otomatik mahsubunu kestiğinizde tanımlı olan hesaplara gelir kayıtları oluşturulur.
Önbüro’dan transfer edilen gelirler önce kontrol hesaplarına aktarılır, daha sonra fatura kesildikçe Kdv ve Gelir hesapları çalıştırılır.Böylece Önbüro’daki Aktif müşterilerin alacak tutarı, Muhasebe’deki “Resepsiyon’dan Alacaklar” hesabında takip edilir.
Tahakkuk üzerinden Muhasebeleştirme yapabileceğiniz gibi Fatura üzerinden muhasebeleştirmede kullanılabilir.
Alınan ve Verilen Çek işlemleri Mahsup fişleri ile bağlantılı çalışır. Mahsup işlemlerinden 101-Alınan Çek ve 103-Verilen Çek hesaplarına yapılan işlemler parametreye göre Otomatik Çek kaydı oluşturur. Vade Tarihine göre Alınan/Verilen Çek listeleri ile takiplerinizi yapabilirsiniz. Ayrıca Çek Zimmet, Dekont, Banka tanımlarını da bu bölümden yapabilirsiniz.
Demirbaş Kartları, Departman ve Ana-Alt grup parametrelerine göre detaylı tanımlanabilir. Demirbaş Kontrol listeleri ve Amortisman Defterleri alınabilir. Yeniden Değerleme ve Amortisman mahsupları otomatik olarak kesilebilir.
Bütçe Kodları tanımlandıktan sonra Hesap Planı bölümünden ilgili hesaplara parametreleri tanımlanır. Daha sonra Bütçe Girişleri adımından Planlanan rakamlar Aylık olarak girilir. Gerçekleşen rakamlar program tarafından otomatik oluşturulur. Karşılaştırmalı Bütçe Tablosundan detaylı raporlar alınabilir.
Tüm modüllerin birbiri ile entegrasyonu sayesinde günlük Muhasebe işlemleri çok kısa sürede minimum personel ile tamamlanmaktadır. Açılış-Kapanış Mahsupları, Hasılat tahakkuk Mahsubu, Muhasebe ve Önbüro Fatura Mahsupları, Yansıtma ve Maliyet Mahsubu, Gelir-Gider Yansıtma mahsubu, Kur Değerleme Mahsubu, Yeniden Değerleme ve Amortisman Mahsupları, Personel Mahsubu, Ambar Giriş-Çıkış Mahsupları, Maliyet ve Tüketim Mahsubu, İade Mahsupları otomatik kesilebilir.
MOD programından fatura kesilirken otomatik olarak Alıcı’nın e-fatura kapsamında olup olmadığı sorgulanır. Herhangi bir arayüze ihtiyaç duymadan programdan kesilen faturalar, Özel entegratör sisteminde otomatik olarak görünür. Entegratör portal'den Alıcı’sına ulaştırılır. Fatura arşivleme bulut üzerinde gerçekleşir. Portal üzerinden Gelen faturalar Kabul/İptal/Red yapılabilir. Detaylı yetkilendirme ile hangi kullanıcının hangi işlemi yapacağı belirlenebilir. LOG kaydı tutulabilir. e-Fatura ile ilgili detaylı raporlar alınabilir.
Gelen-Giden e-fatura işlemleri esnasında Mali mühürün bilgisayara takılı olmasına gerek yoktur. Tüm raporlar yetki verilen bilgisayarlardan takip edilebilir.
e-Fatura kapsamında olmayan tüm kişi/firmalar için e-arşiv faturası kesilir. Fatura keserken mail adresinin yazılması durumunda kesilen fatura müşteri mailine otomatik olarak gönderilir, kağıt ortamında fatura isteyen müşteriler için A4 kağıdına fatura çıktısı alınıp müşteriye verilir.
Bir önceki ay’a ait e-arşiv faturaları takip eden ayın 15’ine kadar GIB sistemine otomatik olarak entegratör tarafından gönderilir.
Mali mühür bilgisayara takılı olmadan yetki verilen istenilen bilgisayardan e-arşiv faturaları oluşturulabilir.
MOD, GİB'in öngördüğü veri standartları ve formata uygun gerekli şematron kontrollerinden geçmiş şekilde Yevmiye kayıtları için dosya oluşturur. Oluşturulan dosya, e-Defter entegrasyon portaline yüklenir.
Bulut sisteminde MOD tarafından oluşturulan Ham dosya sırasıyla , mühürlenir, berat oluşturulur ve GIB sistemine gönderilir. GIB tarafından mühürlenen berat dosyaları bulut sistemine geri yüklenir. Bu işlemler otomatik olarak kullanıcı denetimde yapılır.
Oluşan Berat ve elektronik defterler bulut üzerinde 10 yıl süresince yedeklenir. Saklanan elektronik dökümanlar kanunen delil olarak sayılır.
Defter gönderme işlemi yapılırken Mali Mühürün bilgisayarınızda takılı olması gerekmektedir.
Ana Grup, Üst Grup ve Alt grup parametrelerine göre ürün tanımlarını yapabileceğiniz bölümdür. Stok kartlarında Birim, KDV ve Malzeme tipi dışında, resim ekleyebilir, Sabit İskonto oranı belirleyebilir, Minimum-Maksimum stok seviyeleri için parametre tanımlayabilirsiniz.
Stok kartı üzerinde seçtiğiniz ürünün tüm yıllardaki kümülatif hareketlerini yıllara göre ayrı ayrı görebilir, önceki yıllarla karşılaştırma yapabilirsiniz. Anlaşmalı ürünlerde Sabit Fiyat seçeneği kullanılabilir.
Barkod tanımı sayesinde hızlı Tesellüm girişleri ve Sayımlar yapılabilir. Ayrıca seçili Stok kartının Ana depo’daki Kalan Miktar/Tutar ve Ortalama fiyatını, İlgili ürünün en son ve ondan önceki alımlarının ne kadar ve hangi satıcılardan yapıldığı tek ekrandan izlenebilir.
Fatura/İrsaliye/Müstahsil gibi girişler Tesellüm fişinden yapılabilir. Muhasebe programında açılan cari, Satıcılar ile entegre çalışır. Yetki dahilinde aynı ekrandan Yeni satıcı açılabilir. Kredi olarak girilen tesellümler Giriş otomatik mahsubunda ilgili satıcının Cari Hesabına, Peşin olarak girilen kayıtlar ise Satınalma Hesabına işlenir. Faturaya ait ürünlerin kaydı Ana Depo’ya yapılabileceği gibi Et/Balık/Sebze-Meyve gibi ürünler direkt Ana Mutfak’a çıkış yapılabilir. Bu ürünler için ayrıca Transfer fişi düzenlenmesine gerek yoktur. Ayrıca Tesellüm Fişinde Tevkifat ve Rüsum uygulamalarını da kullanabilirsiniz. Girişi yapılan ürünün Ana Depo’daki Miktar, Tutar durumu ile Son ve ondan önceki Satıcı alım bilgileri izlenebilir. Fatura girişinde Stok kartı olmayan ürünler aynı ekrandan yeni kart olarak tanımlanabilir.
Transfer fişi ile Ana Depo’dan Departmanlara veya Departmanların kendi arasındaki ürün transferleri yapılabilir. Departmandan Ana Depo’ya İade işlemleri de aynı yerden girilebilir.
Devir Fişi, Sayım ve Interaktif Sayım Fişleri, Hasar Fişi, İade fişleri, Tüketim ve Interaktif Tüketim Fişleri, Talep Fişi, Sipariş Fişi ve Satış/Ödenmez Fişleri ile tüm işlemlerinizi detaylı bir şekilde yapabilirsiniz.
Talep Fişi sayesinde Departmanlar bilgisayar ortamında Ana Depo’dan taleplerini yapar. Gerekli onaylar verildikten sonra Depo görevlisi Talep fişinden Transfer fişi oluşturur. Böylece departmanların Ana depo’da olmayan ürünü talep etmeleri engellenir ve Depo görevlisinin işlemleri hızlanır.
Satınalma modülü ile Satıcılardan gelen fiyatların işlenmesi, Siparişlerin bilgisayara girilmesi, Son alımlara göre uygun fiyatlı satıcıların belirlenmesi, GM, Muh. Md, Satınalma Md ve Depo onayından sonra siparişe uygun hale gelmesi sağlanır. Sipariş-Tesellüm fark listeleri ile Eksik-Fazla siparişlerinizi belirleyebilir, Detaylı tarihler arası Sipariş kontrol listeleri alabilirsiniz. Eksik siparişler için otomatik talep fişi oluşturabilirsiniz.
Tesellüm Mahsubu, Transfer Mahsubu, Ana Depo ve Satıcı İade Mahsubu, Hasar Mahsubu, Cost Maliyet mahsubu, Cost Tüketim mahsupları… otomatik kesilebilir. Bu sayede stoktan geçen tüm işlemler için Muhasebe departmanının ayrıca bir işlem yapmasına gerek kalmaz.
Cost maliyet raporlarınızı 2 farklı şekilde çıkarabilirsiniz.
1-)Aysonu itibariyle Kalan Miktar-Tutarların Sayım sonuçları ile karşılaştırılması ve Fark’ın Maliyet olarak değerlendirilmesi (genelde her şey dahil sistem çalışan oteller için geçerli)
2-)Departmanlar da POS System uygulaması olan veya Satış-Ödenmez-İkram adisyonlarını Cost menüsünden manuel giren işletmelerin, Reçete Sistemine göre yaptıkları satışları, ilgili departman stoklarından otomatik olarak düşmesi Ara sayım veya Aysonu sayımları girildikten sonra İki farklı sistem için de programda uygun raporlar mevcuttur.
Tüm Cost raporlarınızı, Tüketimlerinizi, Kişibaşı maliyet raporlarınızı Print ve Excel formatında alabilirsiniz.
Banket reçeteleri ile Departmanlarda Satışı yapılacak olan ürünlerin tanımlarını, ürünlerin hazırlanışını ve fiyatlarını Ana Grup-Üst Grup-Alt grup düzenine göre buradan tanımlayabilirsiniz. İlgili reçete için tek satış fiyatı belirlenebileceği gibi departman departman ayrı fiyat olarak ta girilebilir.
Reçete Detay girişi sayesinde ilgili reçetede kullanılan malzeme detayları tanımlanabilir. Reçete içinde Reçete özelliği ile hızlı ve pratik girişler yapabilirsiniz.
Departmanlardan yapılan satışlar, Reçete detaylarına göre ilgili departman stoklarından otomatik olarak düşer ve Cost raporları buna göre hazırlanır. Reçete detay kullanmak istemeyen otellerde Reçete’ye girilecek Maliyet oranı yüzdesi ile raporlarını takip edebilir. Günlük, aylık, tarihler arası Cost çıkartılabilir.
Personelin tanımı, bordro bilgileri ve Özlük bilgilerini bu bölümden tanımlayabilirsiniz. Brüt’ten Net’e ya da Net’ten Brüt’e bordro hesaplama parametresini kişiye göre burada tanımlayabilirsiniz. Bordro hesaplamasında kullanılan tüm parametreler kişiye göre özelleştirilebilir. Personel kartından aylara göre bordro hareket bilgileri, PDKS Parmakizi/Kart giriş-çıkış saatleri, Sabit ödeme bilgileri düzenlenebilir.
Personel Eğitim Yönetimi, Performans Değerlendirme anketleri, Düşünceler ve dosya şeklinde saklanabilecek belgeler kişinin kartına yüklenip tek ekrandan yönetilebilir. Günlük-Haftalık-Aylık doğum günü ve Deneme süresi dolan personel hatırlatmaları ile önceden planlamalar yapılabilir.
Tüm personel kartları detaylı bir şekilde Excel’e aktarılabilir, Kullanıcı tarafından Özel rapor tasarımları yapılabilir.
Saniyeler içerisinde istediğiniz ay için Bordro hazırlayabilirsiniz. İlgili ay’a ait Bordro yapılmak istendiğinde Otomatik Gün Güncelleme programı sayesinde tüm personele 26 Çalışma, 4 hafta tatili, 30 Sigorta günü otomatik olarak işlenir. İlgili ay’da personel giriş-çıkışı varsa Sistem o kişilere giriş-çıkış tarihine göre hak ettiği kadar Gün için puantaj kaydı oluşturur.
İnteraktif Puantaj programı sayesinde Puantaj kartlarında, çalışma günlerinde, Kesintilerde yada Sosyal haklarda değişiklikler yapılabilir. Puantaj kartına işlenecek Cari, Avans, İcra gibi kesintiler Muhasebe programındaki Personel Cari kartına oto mahsup ile aktarılabilir.
Puantörlüğe konulan bilgisayar veya Parmakizi sistemi ile Personelin Giriş/Çıkış saatlerini kontrol edebilirsiniz.Personel giriş/çıkışlarının takibini yapmak için Yüz Tanıma ve Parmak izi olmak üzere 2 farklı seçenek mevcuttur. Bu iki cihaz Kartlı sistem üzerinden de çalıştırılabilir.
Departman Müdürlerinin Excel’de hazırlayacağı Puantaj Kayıtları MOD programına aktarılabilir. Aktif Personel Listesi sayesinde o anda işletmede hangi personeller var görülebilir. Ayrıca Personel Ana bilgilerdeki PDKS bölümünden ilgili personelin Tüm Giriş/Çıkış saatleri kontrol edilebilir. Geç giriş-Erken Çıkış listeleri, Vardiya tanımları, Aylık Çizelgeler rapor olarak alınabilir. Aysonunda buradaki bilgiler Personel Puantaj menüsüne istenirse transfer edilebilir.
E-Bildirge entegrasyonu sayesinde XML Dosya otomatik olarak oluşturulabilir. Banka Transfer ile Maaş ve Avans ödemelerini tüm bankalar için kullanabilirsiniz. Personel Oto Mahsup kullanarak her ay 3-4 sayfalık mahsupları saniyeler içinde hazırlayabilirsiniz. PDKS Entegrasyonu sayesinde Parmak izi ve Kartlı sistem ile tüm personel giriş-çıkış saatlerini kontrol altında tutabilirsiniz.
Dokunmatik POS ve El terminalleri kullanılabilir. Garsonlar belli noktalara konulan Dokunmatik POS ya da Kablosuz El terminalleri ile siparişleri alır, alınan sipariş malzeme tipine göre Yiyecekler Mutfak, İçecekler Bar yazıcısından otomatik olarak çıkartılabilir.Sipariş yazıcılarına “Az pişmiş”, ”Çok pişmiş”, ”Ana yemek 20 dk sonra” gibi Marş ve istediğiniz notları gönderebilirsiniz.
Adisyonları Nakit, Kredi Kartı, Ödenmez, İkram vs kapatabilirsiniz. Detaylı yetkilendirme ile Garson ve Kasiyerler için Satır Silme, Açık Çek iptali, Çek kapatma, Çek transferi vs özellikler kullanılabilir. Detaylı Satış-Maliyet, Ödenmez-İkram, Top 10 ürünler, Kuver, Kasiyer Raporları alınabilir, Garsonlara göre satış performansı takip edilebilir.
MOD Mobile Web uygulaması sayesinde nerede olursanız olun otelinizle ilgili ihtiyaç duyabileceğiniz tüm rapor ve istatistiklere artık hızlı bir şekilde ulaşabilirsiniz. Uygulama, Satış ve karlılık sağlayacak fırsatları yakalama konusunda sizlere büyük kolaylıklar sunar.
Banket organizasyonlarının takibi için Event Order programı kullanılmaktadır. Bu program sayesinde düğün/davet/toplantı vs tüm organizasyonları ve etkinleri kolayca planlayıp yönetebilirsiniz. Banket tipleri, Menü tanımları, Aktivite tanımları sayesinde detaylı raporlar alabilir, departman bazında tarihler arası organizasyon forecastlarını kontrol edebilirsiniz.
Event order kaydı oluşturulurken aşağıdaki adımlar sayesinde organizasyon sürecinin başlangıcından son ana kadar ki durumunu takip edebilirsiniz.
Müşteri/Acenta bilgilerinin tanımı, Üye Takip bilgileri, Masaj odaları, Infocu ve Masör tanımları, Hizmet kodları gibi işlemlerin yapıldığı bölümdür. Hangi masörün hangi hizmeti vereceği ile ilgili tablolar hazırlandıktan sonra Rezervasyon girişinde Hizmet kodu seçildiğinde Sistem uygun masörü o rezervasyon için otomatik olarak atayabilir. Girilen SPA rezervasyonlarını detaylı bir şekilde takip edebilir, müşterinin almış olduğu hizmetler için adisyon açarak otomatik Oda kredi hesabına gönderebilirsiniz. SPA Barkovizyon özelliği ile müşteri bekleme salonunda alacağı Hizmet için ne kadar süresi kaldığını görebilir.
A’la carte rezervasyonlar; Guest relation, Resepsiyon veya müşterinin kendisi tarafından Kiosk, Dokunmatik ekran ya da standart bir bilgisayar kullanılarak yapılabilir.
Uygulamada çoklu dil seçeneği mevcut olup, 4 dilde (Türkçe/İngilizce/Almanca/Rusça) işlem yapılabilir.
Restaurant’lara göre ayrı ayrı MENÜ tanımlanabilir. Rezervasyon anında yemek menüsü bilgisayar ortamında müşteriye gösterilebilir.
Aynı gün müşteri rezervasyonları kabul edilmemekte olup (parametrik), takip eden günler için müşterinin Check/Out tarihine kadarki herhangi bir sürede istediği 1 veya 1’den fazla Restaurant’a Rezervasyon yaptırılabilir. Müşteri aynı Restaurant’a kalış süresi içinde tekrar rezervasyon yaptıramaz. A’la carte rezervasyon hakkı parametre’den Minimum kalış süresine göre belirlenebilir. Yani 2 gün kalan bir müşteriye istenirse A’la carte rezervasyonlardan faydalanma hakkı verilmeyebilir.
İstenilen Restaurant istenilen günlerde rezervasyona kapatılabilir. Programda masa düzeni yapılabilir, müşterinin oturacağı masa rezervasyon anında ekrandan gösterilebilir. Çocuklu-Çocuksuz günler tanımlanabilir. Seçilen tarihe göre Grup rezervasyonları alınabilir. Tarihler arası Departmana göre girilen rezervasyonların listesi alınıp, Restaurant girişindeki görevliye giriş kontrolü için verilebilir. A’lacarte rezervasyon işlemi tamamlandıktan sonra yaptırdığı rezervasyon ile ilgili müşteriye yazıcıdan çıkan Fiş verilir ve müşteri bu fişi girişteki görevliye göstererek önceden rezerve etmiş olduğu masada hizmet alır.
Web sayfanıza eklenen Online Rezervasyon butonu ile Mod programından fiyat ve müsaitlik durumu gönderilebilir, Gelen rezervasyonları hiçbir komisyon ödemeden programa otomatik olarak aktarabilirsiniz.Program içerisindeki istatistikler sayesinde Web’ten yapılan satışların durumunu Rapor ve grafik olarak listeleyebilirsiniz.
Kanal Yöneticisi ile ücretsiz kanalların yanında dünyanın önde gelen turizm portalları Booking.com, Expedia, HotelBeds, Agoda ve daha birçok Premium kanalı tek bir panelden kolayca yönetebilir, otelinizin kapılarını dünyaya açabilirsiniz.
Booking.com, Expedia (Hotels.com, Venere, Hotwire, Travelocity, Wotif), HRS, Hotel.de(Hotel.info), Hotelbeds(Liberate), LateRooms(AsiaRooms), Agoda, Orbitz(ebookers, HotelClub, RatesToGo, CheapTickets), Lastminute and Tablet Hotels vb. onlarca kanala Mod programından fiyat ve müsaitlik durumu gönderilebilir, Gelen rezervasyonları MOD programına otomatik olarak aktarabilirsiniz.
Program içerisindeki istatistikler sayesinde Kanal yönetimlerinden yapılan satışların durumunu Rapor ve grafik olarak listeleyebilirsiniz.
Kanal yönetimine karar verilirken; Sadece bağlanılan kanal sayısı adedini göz önünde bulundurarak tercih etmeyiniz. Hangi ürün sizin oteliniz için doğru olandır? Bu sorunun cevabını vermek seçilecek olan kanalın işletmenize getireceği fayda açısından çok önemlidir. Yüzlerce kanal hizmeti aldığınızda bunun kaç tanesinin bulunduğunuz ülkeye ve şehre rezervasyon gönderdiğini iyi analiz etmek gerekir. Örneğin İzlanda’nın iç pazarına hizmet eden bir sitenin bu kanallar içerisinde yer almasının bulunduğunuz bölgeye ne katkısı olabilir ? Ya da butik konsept’teki otellere hizmet sağlıyorsa bunun şehir merkezindeki bir otele nasıl rezervasyon göndermesi beklenebilir?
Maksimum gelir ve doluluklara ulaşılması için Kanal yönetiminizin doğru şekilde analiz edilmesi gerekmektedir. Tecrübeli ekibimiz işletmenizin verileri doğrultusunda bu konuda çözümler üretmektedir.
Operasyon Takip programı sayesinde girilen bildirimler/arızalar kayıt altına alınır. Teknik Servise konulacak slip printer sayesinde girilen arıza fişleri otomatik çıkar veya Teknik Müdür’e verilen PDA/Akıllı telefon/Tablet sayesinde arıza çözümleri daha hızlı sonuçlanır. Girilen arızalar Mail/SMS ile tanımlı cep telefonlarına gönderilebilir. Detaylı Arıza kontrol listeleri, Bekleyen Arızalar, Çözülmüş arızalar, Acil-Normal-Uzun Süreli arızalar, Arıza’nın kodlarına göre aylık-yıllık istatistik ve kontrol listeleri alınabilir.
Operasyon menüsünde yer alan Araç Takip programı ile işletmenize bağlı tüm araçların Km takibi, hangi saatte hangi şoför tarafından kullandığı gibi bilgileri tutabilir bunları raporlayabilirsiniz.
Ziyaretçi takip programı ile Otelinize giriş yapan misafir yakınları, iş görüşmeleri, satıcı, acenta görüşmeleri gibi hangi saatte kim,kiminle görüşmeye gelmiş kayıt altına alabilirsiniz.
Sınırsız sayıda grup ve detay kodu açılarak Müşteri memnuniyetini ölçen anketler tasarlayabilirsiniz.Anket girişleri yapıldıktan sonra ilgili müşteri daha sonra tekrar otele geldiğinde veya rezervasyon esnasında kullanıcı, müşterinin önceki anketini görebilir, buna bağlı ön hazırlıklar yapılabilirr. Ayrıca Ülke ve Acenta koduna göre detaylı istatistikler alabilirsiniz. Kişiye özel istek ve şikayet kayıtlarını tutabilir bunları raporlayabilirsiniz. SMS ve mail aracılığı ile müşterilerin Doğum günü, Evlilik yıldönümü gibi özel günlerinde hatırlatmalar gönderebilirsiniz.
E-Fatura / E-Arşiv Fatura / E-Defter'e hazır mısınız ?
e-Arşiv fatura başvurusu GIB ya da Internet üzerinden yapılmamaktadır. e-Arşiv başvuru işlemlerini firmamız Özel entegratöre bildirir, Özel entegratör GİB’e bilgilendirme yapar.
Yeni nesil yazarkasalarla ilgili tüm alım ve başvuru süreciniz firmamız tarafından başlatılıp sonlandırılabilir.
2018 veya 2019 hesap dönemleri brüt satış hasılatı 5 Milyon TL ve üzeri olan mükelleflere, 1.7.2020 tarihi ile e-Fatura uygulamasına geçiş zorunluluğu getirildi.
e-Fatura Uygulaması elektronik belge biçiminde düzenlenen faturaların, taraflar arasında dolaşımını güvenli ve sağlıklı biçimde sağlamak amacıyla Gelir İdaresi Başkanlığınca oluşturulan bir uygulamadır.
e-Fatura düzenlemek isteyen mükellefler, yalnızca sistemde tanımlı olan alıcılara fatura düzenleyebilir. Aynı şekilde e-Fatura almak isteyen mükellefler de yalnızca uygulama üzerinden fatura düzenleyen mükelleflerden fatura alabilirler. Dolayısıyla fatura düzenlemek veya fatura almak isteyen mükelleflerin karşılıklı olarak sistemde tanımlı olmaları gerekmektedir.e-Fatura sisteminde yer almayan mükellefler için kağıt fatura düzenlemeye devam edilecektir.
e-Fatura, yeni bir belge türü olmayıp, kağıt fatura ile aynı hukuki niteliklere sahiptir.
Sertifika, üretimi tamamlandıktan sonra, iletişim adresine gönderilir.
Sertifika teslimi aşağıdaki adımlar izlenerek gerçekleştirilir:
a) Sertifikanın bulunduğu akıllı kart zarflanır.
b) Zarf içerisine kullanım talimatları yerleştirilir.
c) Masaüstü Kart Okuyucu ile birlikte paketlenir.
d) Paket imza yetkilisine kurye aracılığı ile iletilir. İleti sadece resmi kimlik ibrazı ile teslim edilir.
Kurum, sertifika PIN işlemleri için www.kamusm.gov.tr web sayfası üzerinden Online İşlemler- Mali Mühür Elektronik Sertifika İşlemleri menüsünden giriş yaparak, PIN/PUK bilgisi butonunu tıklar.
Mali mühür sertifikası almış olan kurum ve mükelleflerin, telefon ve eposta gibi bilgileri www.kamusm.gov.tr web sayfası üzerinden Online İşlemler- Mali Mühür İşlemleri menüsünden giriş yapılarak, bilgi güncelleme butonu ile güncellenebilir.
Online başvuru yapılamaması durumunda, e-Fatura Uygulaması Başvuru Formu ve Taahhütnamesi ve FORM-001-008 Elektronik Mali Mühür Sertifika Sahibi Taahhütnamesi'ni doldurularak Gelir İdaresi Başkanlığına gönderilir, manüel işlemler tamamlandıktan sonra, tüzel kişiler FORM-001-002 Elektronik Mali Mühür Sipariş Formu'nu gerçek kişiler FORM-001-014 Gerçek Kişi Elektronik Mali Mühür Sipariş Formu'nu doldurularak dekont ve imza sirküleri ile birlikte Kamu SM’ye gönderilerek başvuru süreci tamamlanır.
Yetkili kişinin İmza sirküleri ve imzalı başvuru formunuzu aşağıdaki adrese gönderiniz.
Kamu Sertifikasyon Merkezi TÜBİTAK Yerleşkesi P.K. 74 Gebze 41470 Kocaeli Tel : (262) 648 18 18
1. Gelir İdaresi Başkanlığı e-Fatura Portal Yöntemi
Portal Yöntemi Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından www.efatura.gov.tr internet adresinden ücretsiz olarak sunulan bir e-Fatura uygulaması hizmetidir. Bu yöntem ile faturalarınızı GİB Portal üzerinden manuel olarak oluşturabilir veya kendi bilgi işlem sisteminizde Başkanlığın belirlediği formatta oluşturup Portal hesabınıza yükleyebilirsiniz.
2. Özel Entegrasyon Yöntemi ( Başvuru yaparken bu yöntem seçilecektir )
Başkanlık'tan özel entegrasyon izni almış mükelleflerin bilgi işlem sistemleri kullanarak da e-Fatura uygulamasından yararlanabilirsiniz. Bu durumda mali mührünü ürettiren mükellefler, Başkanlık'tan özel entegrasyon izni almış kurumlara başvuru yaparak uygulamaya dahil olabilirler. Özel entegrasyon izni için başvuran mükelleflerin testleri devam etmekte olup, testlerini başarı ile tamamlayarak Başkanlık'tan özel entegrasyon izni alan kurumlar www.efatura.gov.tr internet adresinden yayınlanacaktır.
3. Bilgi İşlem Sisteminin Entegrasyonu Yöntemi
Bu yöntem, kendilerine ait bilgi işlem sistemini Başkanlığın sistemine entegre ederek 7/24 kesintisiz bağlantı sağlayabilecek mükelleflerin kullanabilmeleri amacıyla geliştirilmiştir. Bu yönteme başvuran mükellefler başvuru dilekçelerinde e-Fatura uygulamasından entegrasyon yöntemi ile faydalanmak istediklerini belirmek zorundadırlar. Mükellefler isterler ise başvuru dilekçesinde belirtmek şartıyla, entegrasyon çalışmaları tamamlanana kadar Portal hesaplarının kapatılması talep edebilirler. Bu süre hiçbir hal ve koşulda 421 Sıra Nolu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği'nde belirtilen 31.12.2013 tarihini geçemez. Bu tarihe kadar entegrasyonunu tamamlayamayan mükellefler faturalarını GİB Portal üzerinden düzenlemek zorundadırlar.
Vergi Usul Kanunu hükümlerine göre fatura, kâğıt ortamında en az iki nüsha olarak düzenlenerek ilk nüshası (aslı) müşteriye verilen, ikinci nüshası ise yine kâğıt ortamında aynı Kanunun muhafaza ve ibraz hükümlerine göre mükelleflerce saklanılan bir belgedir.
Başkanlık’tan e-Arşiv uygulaması izni alan mükellefler, elektronik ortamda oluşturdukları faturayı elektronik ortamda muhafaza edebilirler.
Elektronik ortamda oluşturulan faturanın, alıcısına kâğıt olarak gönderilen veya elektronik ortamda iletilen şekli belgenin aslı, düzenleyen tarafından muhafaza edilen elektronik hali ise ikinci nüsha hükmündedir.
Bu elektronik arşiv uygulamasından yararlanma izni verilen mükellefler;
a) 397 Sıra Numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile getirilen e-Fatura uygulamasına kayıtlı olanlara düzenledikleri faturaları anılan tebliğe göre e-Fatura olarak oluşturmak, iletmek, muhafaza ve istenildiğinde ibraz etmek zorundadırlar.
b) 397 Sıra Numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile getirilen e-Fatura uygulamasına kayıtlı olmayan vergi mükelleflerine e-Arşiv kapsamında fatura oluşturmaya, kâğıt ortamında göndermeye ve oluşturulan faturaların ikinci nüshasını elektronik ortamda muhafaza ve istendiğinde ibraz etmeye zorunludurlar.
c) Vergi mükellefi olmayanlara ise e-Arşiv kapsamında fatura oluşturmaya, müşterilerinin talebi doğrultusunda elektronik ortamda iletmeye veya kâğıt ortamında göndermeye, oluşturulan faturaların ikinci nüshasını elektronik ortamda muhafaza etmeye ve istenildiğinde ibraz etmeye zorunludurlar.
Uygulamadan yararlanmak için mükelleflerin 397 Sıra Numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile getirilen e-Fatura Uygulamasına kayıtlı olmaları gerekmektedir. Mükellefler e-Arşiv Uygulamasını e-Arşiv hizmetini satın aldıkları firma üzerinden kullanabilirler.
Arşiv hizmetini özel entegratör sistemi üzerinden alan mükellefler, e-Fatura 'da olduğu gibi elektronik arşiv raporlarında da özel entegratörün mali mührünün ve zaman damgasının kullanılmasını talep edebilirler.
Özel entegratörlerin e-Arşiv hizmeti verebilmesi için Başkanlıktan ayrıca izin alması gerekmektedir.
e-Arşiv kapsamında düzenlenen belgeler özel entegratör sisteminde oluşturulmalıdır. Kullanılan elektronik belge formatı, üzerinde mali mühür/NES taşımaya, belge üzerinde doğrulamaya, görüntülemeye ve kâğıt baskı almaya imkân veren genel tanınırlığa sahip bir format olmalıdır.
Oluşturulan elektronik belgelerin müşteri nüshalarında, 2/2/1985 tarihli ve 18654 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Vergi Usul Kanunu Uyarınca Vergi Mükellefleri Tarafından Kullanılan Belgelerin Basım ve Dağıtımı Hakkında Yönetmelik-hükümlerine göre belgelerin önyüzünün üst orta kısmına gelecek şekilde basılması zorunlu olan ‘Belgelere Konulacak Özel İşaret(Amblem)’ ile ‘İl Kod Numarası’ yerine aynı konumda bulunmak üzere, Gelir İdaresi Başkanlığı amblemi bulunacaktır. Amblemin altında; “e-Arşiv Fatura” ibaresi bulunacaktır.
Elektronik ortamda iletilen faturanın alt kısmında ayrıca “e-Arşiv izni kapsamında elektronik ortamda iletilmiştir.” ifadesi yazılacaktır.
e-Arşiv izni kapsamında düzenlenecek belgelerde, seri-sıra numarası yerine 3 haneli birim kod ve 13 haneli sıra numarasından oluşan belge numarası kullanılacaktır. Birim kod serbestçe belirlenebilecektir.
Başkanlık bazı birim kodlarının kullanımını yasaklayabileceği gibi bazı işlemler için belirlediği birim kodlarının kullanılmasını zorunlu kılabilir.
Belge numarası içerisinde yer alan sıra numarası, 4 karakter yıl ve 9 karakter müteselsil numaradan oluşmaktadır. Her bir birim koduna ait sıra numarası kendi içinde oluşturulacak ve takip edilecektir. Sıra numarası içerisinde yer alan 9 karakterlik müteselsil numara, her yılın ilk günü itibariyle “1” rakamından başlatılarak kullanılacaktır. Mükellef bünyesinde aynı belge numarası birden fazla kullanılamayacaktır.
Mükellefler elektronik belge biçiminde oluşturdukları faturayı alttaki c) maddesinde belirtilen istisna haricinde alıcısına kâğıt ortamında teslim edeceklerdir. Elektronik ortamda oluşturulan faturanın kâğıt ortamında teslimi halinde baskı işlemi mükellefin kendisi tarafından yapılabilir. İsteyen mükellefler baskı işini anlaşmalı matbaa işletmelerine veya özel entegratörlere de yaptırabilir. Bu durumda anlaşmalı matbaa işletmeleri veya özel entegratörler tarafından Başkanlığa herhangi bir bildirim yapılmaz.
Vergi Usul Kanununun faturanın nizamına ilişkin hükümlerine göre faturaların baş tarafında iş sahibinin veya namına imzaya mezun olanların imzasının bulunması mecburidir.
Bu hükme göre, vergi uygulamaları bakımından faturada imzanın bulunması zorunlu olmakla beraber, faturanın şekil ve nizamına ilişkin esaslara riayet edilmek şartıyla, düzenleme tarihinde imzaya yetkili olanın imzasının notere tasdik ettirilip basım sırasında fatura üzerine yazdırılmak suretiyle faturanın (hazır imzalı olarak) kullanılabilmesi mümkündür.
e-Arşiv kapsamında düzenlenen faturada, düzenleme tarihi yanında düzenleme zamanının da saat ve dakika olarak gösterilmesi zorunludur.
a) 397 Numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile Getirilen e-Fatura Uygulamasına Kayıtlı Mükelleflere Faturanın Teslimi
e-Fatura Uygulamasına kayıtlı kullanıcılara düzenlenecek elektronik faturada, düzenleme tarihi yanında düzenleme zamanının da saat ve dakika olarak gösterilmesi halinde elektronik faturanın kağıt çıktısı irsaliye yerine geçer. Söz konusu kağıt çıktıya “İrsaliye yerine geçer” ifadesinin yazılması ve kağıt çıktının satıcı veya yetkilisi tarafından imzalanması zorunludur. Ancak bu imkandan yararlanabilmek için elektronik faturanın malın teslimi anında düzenlenmesi zorunludur.
b) 397 Numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile Getirilen e-Fatura Uygulamasına Kayıtlı Olmayan Mükelleflere Faturanın Teslimi
e-Arşiv izni alan mükellefler ve e-Arşiv hizmeti verme konusunda Başkanlıktan izin alan özel entegratörler, elektronik ortamda oluşturdukları belgelere ilişkin olarak, Başkanlığın www.efatura.gov.tr internet adresinde yayınlanan veri formatı ve standardına uygun haftalık e-Arşiv Raporunu takip eden haftanın sonuna kadar ve mali mühür ya da NES ile zaman damgalı olarak onaylamak zorundadırlar.
Mükellefin veya özel entegratörün mali mührü ile zaman damgalı olarak onaylanan e-Arşiv Raporları, izin alan mükellefler ve Başkanlıktan izin alan saklamacı kuruluşlar tarafından Başkanlığın sürekli uzaktan erişimine açılacaktır. Erişim yöntemi ile ilgili açıklamalara e-Arşiv Kılavuzunda yer verilmiştir.
e-Arşiv izni alan mükellefler ve özel entegratörler, bir hafta içerisinde düzenledikleri belgelere ait birim kodu bazındaki müteselsil numara aralıklarını takip eden haftanın son günü akşamı saat 24:00’ e kadar İnternet Vergi Dairesi “e-Arşiv Bilgi Giriş Ekranı”ndan sisteme yüklemek zorundadırlar.
Başkanlık, yazıyla bildirmek ve hazırlık için yeterli süre tanımak şartıyla uzaktan erişim yöntemini değiştirmeye, sektörler ve mükellef grupları itibariyle farklı erişim ve farklı veri aktarım süresi ve yöntemi belirlemeye yetkilidir.
Erişim ve raporlama gereklerinin yerine getirilmiş olması, mükellefin e-Arşive konu belgelerinin muhafazası ve ibrazı ödevlerini ortadan kaldırmaz.
e-Arşiv izni alan mükellefler, muhafaza ve ibraz ödevlerini yerine getirirken aşağıdaki hususlara riayet etmek zorundadır.
a) Oluşturdukları ikinci nüsha elektronik belgelerini ve e-Arşiv Raporlarını birbirleriyle ilişkili şekilde, vergi kanunları ve diğer kanuni düzenlemelerin kâğıt nüshalar için öngörmüş olduğu süreler dâhilinde muhafaza ve istenildiğinde ibraz etmekle yükümlüdür.
b) İzin alan mükellefler, ikinci nüsha elektronik belgelerini ve e-Arşiv Raporlarını kendi bilgi işlem sistemlerinde muhafaza edeceklerdir. Bu mükellefler istemeleri halinde Başkanlıktan izin alan elektronik saklama hizmeti veren kuruluşlarda da muhafaza ödevlerini yerine getirebilirler.
c) e-Arşiv hizmetini 421 No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği kapsamında özel entegratörlerden alan mükellefler belgelerini ve e-Arşiv Raporlarını 421 Sıra Numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği uyarınca Başkanlıktan izin alan elektronik saklama hizmeti veren kuruluşlarda saklamakla yükümlüdürler.
d) e-Arşiv Uygulamasını kendi sistemi üzerinden kullananlar, elektronik ortamda düzenledikleri ikinci nüsha faturalarını kendilerine ait mali mühür ya da NES ile ve/ veya zaman damgalı olarak onaylayarak saklarlar.
e) Özel entegratörlerden e-Arşiv hizmeti alanlar izin kapsamında, elektronik ortamda düzenledikleri ikinci nüsha faturalarını kendilerine ait mali mühür ya da NES ile veya özel entegratöre ait mali mühürle ve/ veya zaman damgalı onaylayarak saklarlar.
f) Muhafaza ve ibraz yükümlülüğü, elektronik belgelerin ve ilişkili raporların doğruluğuna, bütünlüğüne ve değişmezliğine ilişkin her türlü elektronik veri, veri tabanı dosyası, saklama ortamı veya doğrulama ve görüntüleme araçlarını kapsar.
g) Mükellefler tarafından muhafaza edilen elektronik belgeler muhatabına gönderilen kâğıt nüshalar ile aynı içerikte ve istenildiğinde aynı görüntüde basılabilecek şekilde saklanmalıdır.
h) Muhafaza edilen elektronik belgelerin sorgulanması, görüntülenmesi ve kâğıt çıktılarının alınması sırasında kullanılacak anahtarlardan birisinin belge numarası olması zorunludur.
i) Elektronik belge ve raporların Türkiye Cumhuriyeti sınırları içerisinde ve Türkiye Cumhuriyeti Kanunlarının geçerli olduğu alanlarda muhafaza edilmesi zorunludur. Bu zorunluluk, yurt dışında ikincil bir arşivleme yapılmasına engel teşkil etmez.
j) e-Arşiv uygulaması kapsamında adına kâğıt fatura düzenlenen vergi mükellefleri bu belgeyi kâğıt ortamda almak ve saklamak zorundadır.
k) Vergi mükellefi olmayanlar adına düzenlenen faturaların iletimi elektronik ortamda olması halinde vergi kanunlarına göre muhafaza ödevi bulunanlar elektronik ortamda aldıkları faturaların muhafazası da elektronik ortamda olması zorunludur.
e-Arşiv Uygulaması izni olup internet üzerinden vergi mükellefi olmayanlara mal ve hizmet satışı yapanlar, yaptıkları satışlara ilişkin faturaları formatlara uygun olarak elektronik ortamda iletmek zorundadır. Söz konusu satışlarda kağıt çıktının sevk edilen malın yanında bulunması gerekmektedir.
e-Arşiv kapsamında internet üzerinden mal ve hizmet satışında düzenlenecek faturalarda,
1. Satış işleminin yapıldığı web adresi,
2. Ödeme şekli,
3. Ödeme tarihi,
4. Gönderiyi taşıyana ait VKN/TCKN bilgisi,
5. Satışa konu malın gönderildiği tarih,
6. İade bölümünde; malı iade edenin adı soyadı, adresi, imzası, iade edilen mala ilişkin cins, miktar, birim fiyat ve tutar bilgilerinin bulunması zorunlu olup fatura üzerinde ayrıca “Bu satış internet üzerinden yapılmıştır” ifadesine yer verilecektir.
e-Arşiv kapsamında internet üzerinden mal ve hizmet satışında düzenlenecek faturalarda,
e-Arşiv Uygulaması izni olup 397 Numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile getirilen e-Fatura Uygulamasına kayıtlı kullanıcılara internet üzerinden mal satışı yapanlar, düzenleyecekleri elektronik faturada yukarıda yazılı bilgilere yer verecek olup, ayrıca bu kağıt çıktıyı sevk edilen malın yanında bulunduracaklardır.
e-Arşiv kapsamında internet üzerinden mal ve hizmet satışında düzenlenecek faturalarda, müşteri malı iade etmek isterse elektronik ortamda kendisine iletilen faturanın kâğıt çıktısını alacak, iadeye ilişkin bölümü doldurarak mal ile birlikte malı satana geri gönderecektir.
Bu kapsamda satış yapan mükellefler e-Arşiv Raporunu, Raporun ilgili olduğu haftayı takip eden hafta sonuna kadar İnternet Vergi Dairesi BTrans bilgi ekranından Başkanlık sistemine yüklemek zorundadırlar. İnternet üzerinden mal ve hizmet satışı yapan e-ticaret siteleri, 1/1/2015 tarihine kadar e-Arşiv Uygulamasına geçmek zorundadır.
Mükellefler, almış oldukları izin kapsamında düzenledikleri belgelerde yer verdikleri bilgilerin gerçek duruma uygunluğundan sorumludur.
Tebliğde belirlenen usul ve esaslara uymadıkları tespit edilenler hakkında işledikleri fiile göre Vergi Usul Kanununda yer alan cezalar tatbik edilir.Usul ve esaslara aykırı hareket eden mükelleflerin ve özel entegratörlerin e-Arşiv izni Başkanlık tarafından iptal edilebilir.
e-Arşiv kapsamında hizmet verme izni iptal edilen özel entegratör, hizmet verdiği mükellefleri bu konuda uyarmak zorundadır. İzni iptal edilen özel entegratörden e-Arşiv hizmeti alan mükellefler 15 gün içerisinde başka bir özel entegratörle anlaşmak veya genel hükümler çerçevesinde anlaşmalı matbaa işletmelerine belge bastırarak kullanmak zorundadır.
e-Arşiv Uygulamasını kendi bilgi işlem sistemlerinden kullananlardan izinlerinin iptal edildiği kendisine bildirilen mükellefler, bildirimin yapıldığı tarihten itibaren 1 yıl süre ile uygulamayı kendi sistemleri üzerinden kullanmak üzere başvuru yapamazlar. Bu mükellefler istemeleri halinde Başkanlıktan izin alan özel entegratörlerden e-Arşiv hizmeti alabilirler.
e-Arşiv izni iptal edilen mükellefler en geç 15 gün içerisinde belgelerini anlaşmalı matbaalara bastırıp genel hükümler çerçevesinde belge düzenlemeye başlamak zorundadır.
a) e-Arşiv uygulamasını kendi sistemi üzerinden kullananlar, belgelere ait elektronik kayıtların bozulması, silinmesi, zarar görmesi, işlem görememesi halleri ile olağanüstü durumların meydana gelmesi halinde, durumu Başkanlığa on beş gün içinde bildirerek bu kayıtları nasıl tamamlayacağına ilişkin ayrıntılı bir plan sunmak zorundadır.
b) e-Arşiv uygulamasını kendi sistemi üzerinden kullananlar, bilgi işlem sistemlerini oluşturan donanımların bir kısmının veya tamamının haczedilmesi veya yetkili mercilerce el konulması halinde, durumu en geç üç iş günü içerisinde Başkanlığa bildirmek zorundadır.
c) e-Arşiv uygulamasını kendi bilgi işlem sistemi üzerinden kullanma izni alanlar, bilgi işlem sistemini oluşturan yazılım, donanım, dosya, dokümantasyon ve benzeri unsurları, hiçbir şekilde kısmen veya tamamen vergi inceleme elemanlarının veya Başkanlıkça görevlendirilecek personelin erişimini ve denetlemesini engelleyecek bir sözleşme veya lisansa konu edemez.
d) Başkanlık, elektronik belgelerin ve e-Arşiv raporlarının arızi veya devamlı olarak kendisine gönderilmesini isteyebilir.
e) e-Arşiv uygulamasını kendi sistemi üzerinden kullananlar, Başkanlığın talebi üzerine belgelere ait bilgilerin oluşturulması veya muhafazası
f) Tebliğ kapsamında verilen e-Arşiv izni, ödeme kaydedici cihazlar aracılığı ile düzenlenen belgeleri kapsamaz.
g) 397 Sıra Nolu Tebliğ kapsamında düzenlenecek faturalarda bulunacak fatura numarası ortak olarak, birim kodu bazında ve müteselsil sıra numarası taşımak şartıyla belirlenecek olup mükellef bünyesinde fatura numarası bir defa kullanılır. 397 Sıra Nolu Tebliğle getirilen e-Fatura uygulaması kapsamında kullanılan fatura numarası bu Tebliğle getirilen e-Arşiv uygulaması kapsamında birbirini tamamlayan yapıda kullanılmalıdır.
Şekil hükümlerinden bağımsız olarak Vergi Usul Kanunu’na ve/veya Türk Ticaret Kanunu’na göre tutulması zorunlu olan defterlerde yer alması gereken bilgileri kapsayan elektronik kayıtlar bütünüdür.
Gelirler İdaresi Başkanlığı’na göre şu anda Yevmiye Defteri ve Büyük Defter e-Defter olarak tutulabilmektedir.
Vergi Usul Kanunu 220. madde ile 226. madde arasında yer alan defter tasdik hükümlerine göre mükellefler defterlerini tasdik ettirmekle yükümlüdürler.
Kırtasiye ve Noter bürokrasi işlemlerine gerek kalmayacağından ve mükellefler defterlerini 10 yıl süre ile arşivlemek zorunda olduklarından elektronik ortamda tutulması defterlerin sağlıklı bir şekilde muhafaza edilmesini büyük ölçüde kolaylaştıracaktır.
Hem kağıt ortamında hem de elektronik defterin bir arada tutulması mümkün değildir.
e-Defter küresel bir standart olan XBRL standardive XBRL GL taksonomisine göre hazırlanır.
Yazılımlar bu testte aşağıdaki maddelere göre denetlenir:
e-Fatura uygulamasını kullandığınız firmadan e-Defter hizmetini alabileceğiniz gibi Uyumluluk onayı almış farklı bir firmadan da bu hizmet sağlanabilir.Her iki durumda da ModHotel Software mevcut kayıtlarınızı e-Defter formatına çevirebilmektedir.
a) MOD Hotel Software programı, GİB'in öngördüğü veri standartları ve formata uygun dosya oluşturur.
b) Oluşturulan dosya, e-Defter hizmeti alınan firmanın (BimSA, e-Finans, Uyumsoft ) bulut portaline yüklenir.
c) Bulut sisteminde işletmenin kendi Mali mühürü ile mühürlenir ve Berat oluşturulur.
d) Oluşturulan beratlar paketlenerek edefter.gov.tr adresine giriş yapılarak yüklenir.GİB'de tekrar mühürleme işlemi yapılır.
e) Oluşan dosya, Bulut sistemine tekrar GİB onaylı olarak geri yüklenir.
f) Oluşan Berat ve elektronik defterler bulut üzerinde 10 yıl süresince yedeklenir.Saklanan elektronik dökümanlar kanunen delil olarak sayılır.
| Dönem | Berat yükleme Tarihi |
|---|---|
| Ocak Berat | 30 Nisan |
| Şubat Berat | 31 Mayıs |
| Mart Berat | 30 Haziran |
| Nisan Berat | 31 Temmuz |
| Mayıs Berat | 31 Ağustos |
| Haziran Berat | 30 Eylül |
| Temmuz Berat | 31 Ekim |
| Ağustos Berat | 30 Kasım |
| Eylül Berat | 31 Aralık |
| Ekim Berat | 31 Ocak (Takip eden sene) |
| Kasım Berat | 28 Şubat (Takip eden sene) |
| Aralık Berat | 30 Nisan (Takip eden sene) |
** Berat yüklemesinin son günü hafta tatiline veya genel tatile denk gelmesi durumunda süre ; takip eden ilk iş gününe uzayacaktır.
1 Seri No’lu Elektronik Defter Tebliği’nin 6. maddesi sorumluluk ve cezai müeyyidelere ilişkin hükümleri içermektedir. Buna göre, Tebliğde yer alan usul ve esaslara aykırı biçimde elektronik defter oluşturan veya oluşturdukları elektronik defterleri yetkili makamların isteği üzerine ibraz etmeyenler hakkında, işledikleri fiile göre Vergi Usul Kanunu’nun ve Türk Ticaret Kanunu’nun ilgili hükümleri uygulanacaktır. Elektronik defterlerinizin edefter.gov.tr 'ye yüklenmesi ve oradan defter beratı almış olmanız sadece elektronik defterlerin değişmezliğini ispat etmeye yönelik olup, elektronik defterlerin içeriğine yönelik bir onayı ifade etmemektedir.Bu mükellefler, kağıt ortamında defter tutmaları halinde hiç defter tutmamış sayılırlar. (1.Derece Usulsüzlük Cezası, re’sen takdir sebebi, KDV indirimlerinin reddedilmesi ihtimali)
Elektronik kayıt: Elektronik ortamda tutulan ve elektronik defter ve belgeleri oluşturan, elektronik yöntemlerle erişimi ve işlenmesi mümkün olan en küçük bilgi ögesini,
Elektronik defter: Şekil hükümlerinden bağımsız olarak Vergi Usul Kanununa ve/veya Türk Ticaret Kanununa göre tutulması zorunlu olan defterlerde yer alması gereken bilgileri kapsayan elektronik kayıtlar bütününü,
Elektronik defter beratı: Bu Tebliğde yer alan esaslar çerçevesinde, elektronik ortamda oluşturulan defterlere ilişkin olarak, Başkanlık tarafından belirlenen standartlara uygun bilgileri içeren ve Başkanlık Mali Mührü ile onaylanmış elektronik dosyayı,
Zaman damgası: Bir elektronik verinin, üretildiği, değiştirildiği, gönderildiği, alındığı ve/veya kaydedildiği zamanın tespit edilmesi amacıyla elektronik sertifika hizmet sağlayıcısı tarafından dogrulanan kaydı ifade eder.
Güvenli elektronik imza: 5070 sayılı Elektronik İmza Kanununun dördüncü maddesinde tanımlanan elektronik imzayı,
Mali mühür: 397 Sıra No'lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği çerçevesinde Başkanlık için TÜBİTAK-UEKAE tarafından hazırlanan elektronik sertifika alt yapısını,Elektronik defter uygulaması:Başkanlık ve Genel Müdürlük tarafından belirlenen format ve standartlara uygun olarak oluşturulan elektronik defterlere ilişkin onay süreçlerinin yerine getirilmesi amacı ile hazırlanan www.edefter.gov.tr internet adresinde yer alan uygulamayı,
Açılış onayı: Hesap döneminin ilk ayına ilişkin olarak alınan elektronik defter beratını,
Kapanış onayı: Hesap döneminin son ayına ilişkin olarak alınan elektronik defter beratını.
e-Defter Uygulamasına giriş sadece elektronik imza ya da mali mühürle yapılmaktadır, giriş için sistem gereksinimleri:
e-Defter uygulamasına girişte ve aktarımda yaşanabilecek sıkıntılar ile uygulama kullanım kılavuzuna https://uygtest.edefter.gov.tr/edefter/eimza-yardim.jsp linkinden ulaşilabilir.
Bilgisayar bağlantılı POS sistem kullanan işletmeler 01.10.2018 tarihine kadar POS sistemlerini Yeni Nesil Ödeme Kaydedici cihazlara entegre çalışacak şekilde ayarlamak zorundalar.
https://ynokc.gib.gov.tr
http://www.gib.gov.tr/node/87800
http://www.gib.gov.tr/node/89137
ModHotel Software ile ÖKC Entegrasyonu, TSM üzerinden (Mobil özellikli EFT-POS) ve onaylı GMP-3 (Kablolu) protokolüne uygun 2 farklı şekilde entegre olarak çalışmaktadır. Ayrıca ÖKC sistemleri MOD e-Fatura ve e-Arşiv Fatura sistemi ile de tam entegrasyon bağlantılı çalışmaktadır.
Yeni Nesil Ödeme Kaydedici Cihaz’ler; teknolojik gelişmeler çerçevesinde teknik özellikleri yeniden belirlenen Ödeme Kaydedici Cihazları ifade etmektedir. Yeni nesil cihazlar internet yoluyla Gelir İdaresi Başkanlığı’na güvenli şekilde veri aktarabilen ve iletişim kurabilen bilgisayar tabanlı cihazlardır.
49 seri no.lu ödeme kaydedici cihaz genel tebliğinde münhasıran günlük müşteri listesinde kayıtlı müşterilerine hizmet veren otel işletmecileri ÖKC kullanma mecburiyetinin dışında bırakılmıştır. Günlük müşteri listesinde kayıtlı olmayan ve dışarıdan gelen müşterilere de hizmet vermeniz sebebiyle yeni nesil ÖKC kullanma mecburiyetiniz vardır.
Banka / kredi / yemek kartı vb. kartlarla satıs yapmayan mükellefler; bünyesinde POS cihazı barındırmayan Basit / Bilgisayar Baglantılı ÖKC cihazı kullanabilecekleri gibi, EFT-POS özelligi olan cihazlardan temin edip, ÖKC firması aracılığı ile Pos özelliği kısmını kullanıma açtırmadan sadece yazarkasa özelliğini kullanabilirler.
Mükelleflerin banka / kredi kartı ile tahsilat yapabilmesi için eskiden olduğu gibi Yeni Nesil Ödeme Kaydedici Cihaz uygulamasında da Bankalar ile Üye İşyeri Anlaşması yapması gerekmektedir.
Firmamızdan temin edebileceğiniz gibi kimlik ibraz edilmek suretiyle yetkili ÖKC firmalarının satış bayilerinden de alınabilir.Bayiler, Gelir Idaresi Baskanlıgı’nın www.gib.gov.tr internet adresinden alıcının mükellefiyet sorgulamasını yaptıktan sonra, sorgulama çıktısını müşteriye imzalatarak satış işlemini gerçeklestirir.
Vergi mükellefiyeti bulunmayanların Yeni Nesil Ödeme Kaydedici Cihaz satın alması mümkün değildir.
Yeni Nesil Ödeme Kaydedici Cihaz’larda satış isleminin cihazda başlatılıp cihazda sonlandırılması, günlük kapanış raporları bilgilerinin otomatik olarak Gelir Idaresi Baskanlığı Bilgi Sistemine (GIB BS) iletilmiş olması esastır.
ÖKC cihazlarının MOD ya da kullandığınız herhangi bir harici yazılım ile eşleştirilerek birlikte kullanılması esastır.
Satın alınan cihazın kullanıma açılması işlemini yetkili ÖKC firmalarının servisleri gerçekleştirir. Cihazı satın alan mükellefler, cihaz, ruhsatname ve fatura ile birlikte yetkili servise başvurur. Yetkili servis elemanları, GIB sistemi ile iletişime geçerek cihazın kaydını yapar ve kullanıma açar.
Satın alınan cihazların kullanıma açılması, mecburiyetin başlama tarihinden önce olmalıdır.
YN-ÖKC Kullanımına Ne Zaman Geçilmelidir?
Yeni Nesil ÖKC'leri POS Yazılımları ile entegre şekilde kullanma ve Z Raporlarının GIB'e elektronik ortamda bildirilme süreleri 1 Ekim 2018 tarihine ertelenmiştir.
Yeni Nesil ÖKC’leri kullanma mecburiyetinin başlama tarihlerinin yeniden belirlenmesine ilişkin hazırlanan ve 21 Aralık 2015 tarihinde yayınlanan tebliğ taslağına göre;
Yeni Nesil ÖKC kullanım zorunluluğu ile birlikte yapılan satışların kredi kartı kullanımında zorunluğu olduğu gibi Nakit, Hediye çeki, Yemek Kartı gibi ödeme araçlarıyla yapılan ödemeleri de ÖKC’den geçmek zorundadır.
Gereken Durumlar
Mükellefler YN ÖKC kullanmak suretiyle gerçekleştirilen;
a) Fatura ile belgelendirilen satışlarında,
b) Yemek fişi/yemek kartı karşılığı verdikleri mal satışı ve hizmet ifalarında,
c) Mal teslimi veya hizmetin ifasından önce ön tahsilat (avans) mahiyetinde aldıkları tutarların belgelendirilmesinde,
d) Otopark giriş işlemlerinde,
e) Fatura tahsilatı işlemlerinde,
f) GİB tarafından belirlenecek benzeri diğer işlemlerde, YN ÖKC’den bilgi fişi düzenleyerek müşterilerine vereceklerdir.
Yeni Nesil ÖKC (Yeni Nesil Yazar Kasa) Bilgi Fişleri İrsaliye yerine kullanılabilir mi?
Bilgi fişleri e-Fatura ve e-Arşiv Faturası uygulamasına geçen mükellefler tarafından irsaliye yerine geçen belge olarak da kullanılabilir.
Bunun için bilgi fişinin satış anında düzenlenmesi ve satıcı veya yetkilisi tarafından imzalanması gerekmektedir. İrsaliye yerine geçen bilgi fişinde satılan malın cinsinin, miktarı ile diğer satış bilgilerinin, imzalanacak bölümün ve “İRSALİYE YERİNE GEÇER” ibaresinin bulunması zorunludur. İrsaliye yerine geçen bilgi fişlerinde “MALİ DEĞERİ YOKTUR” ibaresi bulunmayacaktır.
Mal satış detay bilgilerinin yazılmadığı Bilgi Fişleri irsaliye yerine geçmez.
Yeni Nesil ÖKC (Yeni Nesil Yazar Kasa) Bilgi Fişleri ile POS Sliplerinin Bütünleşik mi olmalı?
Ödemelerin banka/kredi kartı ile yapılması halinde YN ÖKC’den düzenlenecek bilgi fişi ile POS slipi birleştirilerek tek bir belge olarak yazdırılacaktır.
Faturalı (e-Fatura/e-Arşiv Faturası ile belgelendirilen satışlar dahil) satışlarda faturanın işlem anında müşteriye verilmesi halinde YN ÖKC’de düzenlenen bilgi fişlerinin (banka veya kredi kartı ile yapılan tahsilatlar hariç) çıktısının verilmesi mecburiyeti bulunmamaktadır. Ancak tahsilatın banka veya kredi kartı ile yapılması halinde POS slip bilgilerini de ihtiva eden bilgi fişinin müşteriye verilmesi mecburiyeti her hal ve şartta bulunmaktadır.
1.Fatura Bilgi Fişi (e-Fatura / e-Arşiv Faturaya tabi olmayıp matbu fatura dökenler için)
e-Fatura / e-Arşiv Faturaya tabi olmayıp bugün olduğu gibi matbu (kağıt) fatura düzenlemeye devam edecek olan mükellefler, yapmış oldukları satışlar için düzenleyecekleri matbu faturalar için Yeni Nesil ÖKC’den “Fatura Bilgi Fişi” düzenleyerek matbu fatura ile birlikte tüketiciye vermek zorundadır. “Fatura Bilgi Fişi”’inde yer alması gereken bilgiler aşağıda açıklanmıştır.
2. e-Fatura / e-Arşiv Bilgi Fişi (İrsaliye Yerine Geçer)
e-Fatura / e-Arşiv Faturaya tabi olan mükellefler, yapmış oldukları satışlar için e-Arşiv fatura düzenleyecekler ya da irsaliye yerine geçen ve üzerinde ürün detayı bulunan bilgi fişi düzenleyerek ürünü tüketiciye teslim edecekleridir. “e-Fatura / e-Arşiv Bilgi Fişi(İrsaliye Yerine Geçer) ”’inde yer alması gereken bilgiler aşağıda açıklanmıştır.
3. Avans (Ön Tahsilat) Bilgi Fişi
Mal ve hizmet satışının gerçekleşmesinden önce satıcı tarafından YN ÖKC kullanılması suretiyle müşteriden avans mahiyetinde tahsil edilen tutarlar için YN ÖKC'den avans bilgi fişi iki nüsha düzenlenerek bir nüshasının müşteriye verilmesi diğer nüshasının ise satıcıda muhafaza edilmesi gerekmektedir.
30.09.2017 Tarihinde Resmi Gazetede yayımlanan 483 Sıra No’lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği’nin 4 üncü maddesine göre, eski nesil yazar kasalardan alınan günlük Z Raporlarına ait mali bilgilerin gönderilme uygulaması 01.10.2018 tarihinden itibaren başlayacaktır.
483 Sıra No’lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile uygulama başlangıç süresi 01/07/2018 olarak belirlenmiş, daha sonra 498 Sıra No’lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile süre 01/10/2018 tarihine uzatılmıştır.
https://ynokc.gib.gov.tr/UploadedFiles/Files/498_SIRA_NOLU_VERGI_USUL_KANUNU_GENEL_TEBLIGI.pdf
https://ynokc.gib.gov.tr/UploadedFiles/Files/Faturali_Satis_Duyuru.pdf
https://ynokc.gib.gov.tr/UploadedFiles/Files/Tercih_bildiriminde_kimler_bulunmak_zorundadir_2.pdf
https://portal.efatura.gov.tr/OkcBasvuru/
Firmanızın mutabakat süreçlerini çok daha rahat bir şekilde yönetilebilmesini sağlayabilirsiniz. E-mutabakat portalı; Cari hesap ve B Formu mutabakatlarını elektronik ortam üzerinde yapan, mutabakat işlemlerinin daha hızlı, etkin, ucuz ve çevreye karşı duyarlı bir şekilde yapılmasını sağlayan, izlenebilirlik sağlamak üzere tasarlanmış, 256 bit SSL setifika ile çalışan bir web portalıdır. Portal tüm yazılımlarla entegre şekilde çalışabilir.
Çok sayıda bankayla çalışan ve hesaplarını yönetmekte zorlanan işletmeler için özel olarak geliştirilen Ortak Banka Platformu, zaman tasarrufu sağlamanın yanında gelişmiş raporlama yeteneğiyle cari akışınızı kontrol etmenizi sağlıyor.
